英語メールの「命令形」でクレームに｜”You must…”と書いて、パートナー企業を怒らせた失敗談

シリコンバレーに駐在して1〜2年目のころ、私は、海外パートナー企業のプロジェクトマネージャーに、1通のメールを送りました。スケジュールの都合で、「明日までにレポートを出してほしい」と伝えたかっただけです。ところが、返ってきたのは、クレームでした。原因は、英語の「命令形」に近い、私の書き方にありました。

この連載では、駐在1〜2年目と、駐在前の海外出張で冷や汗をかいた、4つの失敗を、3回に分けて書きます。第1回は、メールです。

※これは私の体験談です。言葉づかいの感じ方は、相手や会社の文化によって違います。

どんなメールを送って、何が起きたのか？

相手は、シリコンバレーにある、海外パートナー企業のプロジェクトマネージャーでした。私は、「スケジュールの都合上、明日までにレポートを出してくださいね」という気持ちで、次のように書きました。

書いたのは、このどちらかでした。私の頭の中は、「お願いしますね」という軽い気持ちです。でも、相手の反応は違いました。機嫌が悪くなり、「私たちは下請けではなくパートナーだ。なぜ、そんな命令をされないといけないんだ」というクレームになりました（言葉は、記憶をもとにした再現です）。関係は、悪くなってしまいました。

なぜ、命令のように聞こえたのか？

日本語なら、「出してくださいね」と書けば、お願いの気持ちが伝わります。でも、英語で “You must…” と書くと、「あなたはこれをしなければならない」という、強い響きになります。”I want…” も、「私はこれがほしい」と、自分の希望をそのまま言う形です。

一般に、英語の依頼は、”Could you…?” や “Would it be possible to…?” のように、相手に聞く形にして、やわらかくすることが多いとされます。中学校で習う単語だけで書いた文でも、相手との関係によっては、きつく聞こえる。私は、この日、それを学びました。

あとから知った、やわらかい言い方は？

今なら、次のように書きます（これは、あとから整えた英語です。当時の私の英語ではありません）。

“Could you please…?” は、直訳すると「〜していただけますか？」です。「お願い」の形になるので、相手は、断る余地を感じられます。

この失敗のあと、何を変えたのか？

• 英語にも「丁寧語」があると知り、依頼のメールでは、”Could you~?” や “Would it be possible to~?” を使うようにした
• チャットでも、無機質な1行にしないで、”Hi” と “Thanks” を必ず添えるようにした
• メールは、要件を箇条書きにするだけで終わらせず、宛名のあとに “Hope you’re doing well.” と一言入れ、依頼には “Could you~” のような、やわらかい言葉をはさむようにした

どちらも、難しい英語ではありません。英語力というより、「相手にどう聞こえるか」を考える習慣が、足りなかったのだと思います。

まとめ

よくある質問

英語のメールで、”must” や “want” は使ってはいけませんか？

使えない言葉ではありません。ただ、私は、相手に依頼する場面で、強く聞こえて失敗しました。依頼のときは、”Could you…?” のような形を選ぶと、安全だと感じています。

チャットでも、丁寧に書くべきですか？

私は、短い連絡でも、”Hi” と “Thanks” を添えるようにしてから、やり取りが穏やかになったと感じています。ただし、相手や会社によって、感じ方は違います。

※この記事は、私の仕事の体験をもとにしたものです。会社名や、個人が特定される情報は書いていません。

私が何者で、どんな経緯で英語をやり直しているかは、運営者情報に書いています。